Informativa sulla protezione dei dati per i partecipanti agli eventi e iniziative di marketing
La protezione dei dati riveste una grande importanza per Horta (di seguito indicata anche come “Horta “ o “noi”). Naturalmente, ciò comporta anche la necessità di garantire un elevato livello di trasparenza. Il seguente documento è volto a fornire informazioni su come trattiamo i dati personali dei partecipanti agli eventi o altre iniziative di marketing finalizzate alla promozione dei nostri prodotti e servizi, in modo tale da assicurare tale trasparenza. Ovviamente, Horta tratta dati personali solo nel pieno rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
Chi è il Titolare del Trattamento dei dati e il Coordinatore per la Protezione dei dati?
Il Titolare del trattamento dei dati è la persona giuridica che organizza, gestisce o ospita l’evento, ovvero organizza l’iniziativa di marketing.
Il Titolare del trattamento è:
Horta Srl
Via Egidio Gorra, 55
29122 Piacenza (Italia)
Telefono +39 0523 1860024
Fax +39 0523 1860026
E-Mail info@horta-srl.com
È possibile contattare il nostro Coordinatore per la Protezione dei Dati al seguente indirizzo email: data-protection.it@basf.com
Quali categorie di dati utilizziamo e da quale fonte provengono?
Noi trattiamo le seguenti categorie di dati personali dei partecipanti agli eventi e/ altre iniziative aziendali di marketing:
- dati di contatto (nome e cognome, indirizzo e numero di telefono, numero di cellulare, numero di fax e indirizzo e-mail);
- informazioni relative all’evento o all’iniziativa (intolleranze alimentari, annotazioni personali, etc.);
- dati professionali (posizione / funzione);
- fotografie;
- riprese video.
Raccogliamo i dati personali direttamente dai partecipanti agli eventi mentre ospitiamo l’evento stesso, durante le fasi di registrazione, conferma o attestazione della relativa partecipazione, ovvero durante altre iniziative di marketing (es. attraverso interviste), ovvero attraverso la registrazione presso il nostro sito web. La mancata comunicazione di certi dati potrebbe incidere sulla partecipazione all’evento o all’iniziativa. Tuttavia, questo non vale per il trattamento di fotografie e riprese video.
Inoltre, trattiamo lecitamente dati personali da noi ottenuti da fonti pubbliche.
Per quali finalità e su quali basi giuridiche viene compiuto il trattamento dei dati?
Trattiamo i dati personali dei partecipanti nel rispetto delle disposizioni del Regolamento Generale per la Protezione dei Dati dell’UE (General EU Data Protection Regulation – GDPR), nonché di tutte le altre norme applicabili.
Il trattamento dei dati è effettuato per le seguenti finalità:
- invio ai partecipanti all’evento di comunicazioni relative alla loro partecipazione;
- compilazione di richieste di informazioni relative all’evento, ad esempio in merito al luogo e al programma dell’evento stesso;
- pianificazione, gestione dell’evento o dell’iniziativa (es. seminari, webinar);
- protezione di nostri legittimi interessi, ad es. garantire la copertura assicurativa degli eventi e/o delle iniziative di marketing, gestione di documentazione storica, attività di reporting interna;
- pubbliche relazioni;
- advocacy;
- finalità promozionali, es. attraverso l’invio di newsletters.
Il trattamento delle suddette categorie di dati personali è necessario per conseguire le suddette finalità.
Qualora non sia altrimenti previsto in modo espresso, la base giuridica del trattamento dei dati è costituita dall’articolo 6, comma 1, lettera (f) del GDPR.
Inoltre, richiediamo il consenso espresso dei partecipanti dell’evento per raccogliere i dati personali ai sensi dell’articolo 6, comma 1, lettera (a) del GDPR, soprattutto per quanto riguarda le riprese video e le fotografie.
Qualora fosse nostra intenzione effettuare il trattamento dei dati personali degli interessati per finalità diverse da quelle sopra indicate, informeremo al riguardo gli interessati prima di procedere a tale trattamento.
A chi vengono trasmessi i dati personali?
All’interno della nostra società, avranno accesso ai dati personali dei partecipanti agli eventi e/o alle iniziative di marketing le persone della nostra organizzazione che devono conoscere tali dati per adempiere alle finalità sopra indicate.
I dati personali potrebbero essere comunicati a specifiche società del Gruppo BASF qualora compiano a livello centralizzato servizi per le affiliate o svolgano funzioni infragruppo in base alla struttura organizzativa, oppure qualora ciò sia necessario per adempiere le suddette finalità.
Potremo trasferire i dati personali alle autorità di controllo, alle autorità giudiziarie o alle forze di pubblica sicurezza, nei limiti di quanto necessario per garantire il rispetto della normativa applicabile o per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria, laddove ciò sia legalmente consentito.
Inoltre, potremo avvalerci di fornitori di servizi per le suddette finalità. Tali fornitori di servizi compiranno il trattamento dei dati personali raccolti presso gli interessati a nostro nome ed esclusivamente in base alle nostre direttive. Tali soggetti sono contrattualmente obbligati a rispettare le norme applicabili in materia di protezione dei dati.
Se trasferiamo i dati personali a fornitori di servizi o società del Gruppo al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), il trasferimento avviene solo se il paese terzo è stato riconosciuto dalla Commissione UE come avente un livello adeguato di protezione dei dati o se esistono altre garanzie adeguate di protezione dei dati (ad es. regolamenti interni vincolanti sulla protezione dei dati aziendali o clausole contrattuali standard dell’UE). Potete richiedere informazioni su questo tipo di attività e sul livello di protezione dei dati presso i nostri fornitori di servizi in paesi terzi ai contatti sopra menzionati.
Per quanto tempo conserveremo i dati personali dei partecipanti agli eventi e/o altre iniziative di marketing?
Noi cancelleremo i dati personali dei partecipanti agli eventi o altre iniziative simili appena cessino di essere necessari per le finalità sopra menzionate, salvo che tale cancellazione o blocco possa comportare la violazione dei nostri obblighi di legge di fornire e conservare le registrazioni (ad esempio, il periodo di conservazione dei dati previsto dalla normativa fiscale o commerciale). In tali casi, i dati personali saranno trattati solo in maniera limitata.
Quali diritti relativi alla protezione dei dati possono essere fatti valere dagli interessati?
I soggetti i cui dati personali sono stati raccolti potranno richiedere informazioni in merito ai dati personali da noi conservati e al trattamento compiuto riguardo ai loro dati all’indirizzo sopra riportato. Inoltre, in casi specifici, potranno pretendere la correzione o la cancellazione dei dati personali che li riguardano. Avranno altresì diritto di limitare il trattamento dei dati personali nonché il diritto di ricevere i dati da essi forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Qualora il trattamento sia basato sul consenso, gli interessati avranno diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che li riguardano in qualsiasi momento. Laddove trattassimo i dati personali per tutelare i nostri legittimi interessi, detti interessati potranno opporsi a tale trattamento in qualsiasi momento per ragioni connesse alla loro specifica situazione. In caso di opposizione al trattamento, interromperemo il trattamento dei dati personali del relativo interessato, salvo non sussistano motivi impellenti che prevalgano sugli interessi, i diritti e le libertà degli interessati o dimostrassimo che il trattamento risulti necessario per costituire, accertare, esercitare o difendere diritti o pretese in sede giudiziaria. Per quanto riguarda il trattamento di fotografie o riprese video, i partecipanti agli eventi e/o altre iniziative di marketing simili potranno revocare il loro consenso in qualsiasi momento. I partecipanti agli eventi e/o altre iniziative di marketing simili potranno manifestare il loro disaccordo al trattamento di fotografie o riprese video in qualsiasi momento senza dover indicare alcuna motivazione.
A chi potranno essere presentati i reclami?
Fatti salvi i rimedi legali previsti dalla legge, gli interessati i cui dati personali sono stati da noi raccolti potranno presentare reclamo presso le autorità di vigilanza, in particolare nello stato membro in cui risiedono o in cui è avvenuta l’asserita violazione, qualora ritengano che il trattamento dei dati personali ad essi relativi sia in contrasto con le disposizioni del GDPR.
L’autorità di vigilanza alla quale viene presentato il reclamo provvederà ad informare il ricorrente della situazione e degli esiti del reclamo in questione, nonché della possibilità di presentare ricorso giurisdizionale come disposto dall’articolo 78 del GDPR.
E’ possibile inoltre presentare reclamo anche alla seguente Autorità:
Commissario di Stato per la protezione dei dati e la libertà d’informazione Renania-Palatinato
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Germania.
Ulteriori informazioni e contatti sono disponibili su Trattamento dei dati nel Gruppo BASF